Verlofdagen opnemen en meenemen

Het einde van het jaar komt eraan en je inbox stroomt vol met verlofaanvragen, of juist met vragen over overgebleven dagen. Moet je verlof goedkeuren? Hoe lang zijn verlofdagen geldig? En wat gebeurt er bij uitdiensttreding? Veel ondernemers onderschatten de juridische details rondom verlof. En dat kan onnodige risico’s opleveren.

Een klant van ons – een ondernemer in de installatiebranche – kreeg vorige maand een verlofaanvraag van een monteur. Drie weken vrij, pal in de drukste periode van het jaar. De ondernemer wilde het weigeren, maar de werknemer beriep zich op zijn wettelijke verlofdagen. “Ik heb daar toch gewoon recht op?”

En dat klopt – deels. Maar het recht op verlof is niet absoluut. Als werkgever heb je wel degelijk een stem in de planning. Mits je dit juridisch goed aanpakt.

Wettelijke versus bovenwettelijke verlofdagen: het verschil

Elke werknemer heeft recht op wettelijke verlofdagen: dat zijn vier keer het aantal werkdagen per week. Bij een fulltime dienstverband dus 20 dagen per jaar.

Daarnaast kun je in de arbeidsovereenkomst of cao extra – bovenwettelijke – verlofdagen toekennen. Die mag je als werkgever vrijer vormgeven, zolang je geen afbreuk doet aan de wettelijke rechten.

Belangrijk om te weten:

• Wettelijke dagen vervallen 6 maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd, tenzij de werknemer ze redelijkerwijs niet kon opnemen.

• Bovenwettelijke dagen kunnen een langere geldigheidsduur hebben, vaak 5 jaar – afhankelijk van de afspraken.

Mag je als werkgever verlof weigeren?

Ja, maar onder voorwaarden. Wettelijk gezien moet je een verlofaanvraag toestaan, tenzij er sprake is van zwaarwegende bedrijfsbelangen. Denk aan:

• Onmisbaarheid tijdens een cruciale projectfase;

• Tegelijk verlof van meerdere collega's waardoor de continuïteit in gevaar komt;

• Seizoensgebonden piekperiodes.

Het weigeren moet binnen 2 weken na de aanvraag gebeuren. Doe je dat niet? Dan geldt het verlof als automatisch goedgekeurd.

Onze tip: communiceer tijdig via beleid of handboek wat de richtlijnen zijn voor verlof in drukke periodes. Dan sta je sterker als je ''nee'' moet zeggen.

Moet je werknemers wijzen op het vervallen van verlofdagen?

Ja, en dat wordt vaak vergeten. Je bent als werkgever verplicht om je werknemers tijdig, helder en individueel te informeren over het aantal nog openstaande wettelijke dagen en de vervaltermijn. Doe je dat niet, dan blijven die dagen geldig.

Een automatische opmerking op de loonstrook is niet voldoende. Denk eerder aan een aparte e-mail of HR-melding waarin je expliciet wijst op de datum waarop de dagen vervallen.

Zonder deze melding loop je het risico dat werknemers aanspraak maken op verlofdagen die je dacht kwijt te zijn.

Wat gebeurt er met verlofdagen bij ontslag?

Bij uitdiensttreding moeten alle openstaande verlofdagen worden uitbetaald – zowel wettelijk als bovenwettelijk. Dit geldt ook als de werknemer nog niet exact wist wanneer hij zijn dagen zou opnemen.

Let op: voor bovenwettelijke dagen kan in sommige gevallen een afwijkende afspraak gelden. Maar ook dan geldt dat schriftelijke vastlegging van belang is.

Mag een werknemer verlof meenemen naar het volgende jaar?

Wettelijke dagen mogen in principe niet zomaar worden opgespaard. Alleen als de werknemer ze redelijkerwijs niet kon opnemen (bijvoorbeeld door ziekte), kan de vervaltermijn verlengd worden.

Bovenwettelijke dagen kunnen vaak wel worden meegenomen – afhankelijk van wat je daarover hebt afgesproken in de arbeidsovereenkomst of cao. Zorg dat je beleid hier eenduidig in is. En vooral: zorg dat je werknemers actief aanstuurt op het opnemen van verlof. Anders bouw je stilletjes een claim op die jaren later ineens veel geld kost.

Wat als een werknemer geen verlof opneemt?

Je kunt niemand verplichten om vakantie op te nemen, maar je mag wél:

• Aangeven dat het saldo dreigt te vervallen;

• Actief plannen en stimuleren via HR of leidinggevenden;

• Verlof verplicht inroosteren als de werkdruk het toelaat (bijv. in rustige periodes), mits dit redelijk en tijdig gebeurt.

Mag je bovenwettelijke verlofdagen in geld uitbetalen?

Dat mag, maar alleen als er daadwerkelijk een regeling of afspraak over bestaat. Wettelijke verlofdagen mogen in principe alleen worden uitbetaald bij het einde van het dienstverband.

Conclusie

Verlofdagen lijken administratief gedoe, tot ze plots juridisch complex worden. Laat geen verlofproblemen ontstaan die je aan het eind van het jaar moet inhalen. Regel het goed, communiceer helder en check jaarlijks je beleid.

Hulp nodig bij een concreet verlofconflict of beleidstoetsing? Benader ons via contact@lionslaw.nl of 06-24254842.