Gesprek opnemen zonder toestemming: wat mag wel en niet?

Je voert een lastige beoordeling of exitgesprek. Dagen later hoor je via HR dat de medewerker het gesprek heeft opgenomen – zonder dat je het wist. Dat roept vragen op. Is dat wel toegestaan? En wat kun je daar als werkgever tegen doen?

Een ondernemer in de consultancysector benaderde ons recent met een duidelijke vraag: een werkneme had stiekem een slechtnieuwsgesprek opgenomen. De opname kwam boven tafel tijdens een geschil over het functioneren, waarbij de werknemer beweerde dat er ''toen heel andere dingen zijn gezegd''.

De ondernemer was verbaasd en boos: “Mag dat zomaar?”

Ons antwoord: in bepaalde gevallen wel. Maar dat betekent niet dat je het moet accepteren.

Mag een werknemer een gesprek opnemen zonder toestemming?

In Nederland is het in principe toegestaan om een gesprek op te nemen als je zélf deelnemer bent aan dat gesprek. Dus: als een werknemer een gesprek met jou als leidinggevende opneemt zonder dat je het weet, is dat op zichzelf niet strafbaar.

Pas zodra iemand een gesprek opneemt waarbij hij of zij géén deelnemer is – bijvoorbeeld door een telefoon in een vergaderkamer te laten liggen – dan spreken we van heimelijk afluisteren. Dat is strafbaar onder artikel 139a en 139b Wetboek van Strafrecht.

Maar als de werknemer gewoon aan tafel zit en het gesprek opneemt? Dan mag dat, ook zonder toestemming. Toch zitten daar wel kanttekeningen aan.

Is zo’n opname ook juridisch bruikbaar?

De werknemer mag het gesprek wel opnemen, maar dat wil niet zeggen dat hij het ook zomaar mag gebruiken. Denk aan:

• Gebruik in juridische procedures

• Delen met derden (bijv. collega’s of externen)

• Publiceren of verspreiden (denk aan sociale media)

Bij gebruik kan het alsnog gaan schuren met het recht op privacy en de AVG. Zeker als er gevoelige informatie of persoonsgegevens aan bod komen. In zo’n geval kan je als werkgever bezwaar maken tegen het gebruik – en onder omstandigheden ook schadevergoeding eisen of aangifte doen wegens privacyschending.

Is het opnemen van een gesprek een privacy-inbreuk?

Dat hangt sterk af van hoe de opname wordt gebruikt. De opname zelf – zolang die privé blijft – is meestal geen directe schending van de privacywetgeving. Maar zodra de opname wordt gedeeld of gebruikt in een context waarvoor geen toestemming is gegeven, komt de AVG om de hoek kijken.

Voor werkgevers is het in ieder geval belangrijk om te weten dat:

• niet elke stiekeme opname per definitie onrechtmatig is;

• maar dat een werknemer zich wel aan algemene privacyregels moet houden;

• en dat jij als werkgever bezwaar kunt maken tegen oneigenlijk gebruik.

Daarom loont het om binnen je organisatie heldere afspraken te maken over het gebruik van (verborgen) opnames, én om tijdig juridische hulp in te schakelen bij conflicten. Het is bijvoorbeeld mogelijk om in een arbeidsovereenkomst een juridisch goed geformuleerd verbod op geluidsopnames op te nemen.

Mag jij als werkgever zelf opnames maken?

Als werkgever mag je ook gesprekken opnemen waar je zelf deel van uitmaakt. Denk aan een beoordelings- of functioneringsgesprek. Maar let op: transparantie is cruciaal.

Wil je het gesprek opnemen om latere discussies te voorkomen? Geef dit dan aan vóór het gesprek begint. Idealiter laat je de medewerker tekenen voor akkoord of bevestig je dit schriftelijk achteraf. Doe je dit niet, dan kun je alsnog in de knel komen met privacywetgeving of vertrouwen binnen het team.

Geluidsopnames op de werkvloer zónder dat je erbij bent (bijvoorbeeld een microfoon in de kantine of op een werkplek)? Die zijn in principe niet toegestaan zonder zwaarwegende belangen én voorafgaande melding. Dat raakt de sfeer van controle en privacy, en moet je dus zorgvuldig afwegen.

Hoe ga je als werkgever verstandig om met dit onderwerp?

Steeds meer werknemers nemen gesprekken op – soms uit angst, soms uit onzekerheid, soms als ‘bewijs’ voor eventuele procedures. Je kunt dat niet volledig verbieden, maar wel:

• Intern duidelijke kaders stellen over opnames (bijvoorbeeld via HR-beleid).

• Gesprekken zoveel mogelijk schriftelijk bevestigen om verrassingen te voorkomen.

• Een cultuur van transparantie bevorderen waarin niemand het nodig vindt om heimelijk opnames te maken.

Daarnaast kun je in vertrouwensgesprekken aangeven: “Ik ga ervan uit dat we dit gesprek open en in vertrouwen voeren – zonder opnames.” Daarmee geef je mogelijk al een duidelijke grens aan, zonder juridisch te hoeven verbieden wat in de kern niet verboden is.

Wat als het al gebeurd is?

Kom je erachter dat een werknemer een gesprek heeft opgenomen? Dan is het goed om even stil te staan bij de context:

• Is de opname inhoudelijk juist en volledig?

• Wordt deze gebruikt tegen jou of de organisatie?

• Is de werknemer van plan het verder te verspreiden of juridisch in te zetten?

In sommige gevallen is het verstandig om het gebruik van de opname juridisch te laten toetsen. Denk aan situaties waarin de opname schadelijk is, onjuistheden bevat of zonder toestemming is gedeeld met derden.

Bij LION’s Law beoordelen we in zulke gevallen niet alleen of het juridisch toelaatbaar is, maar ook of het strategisch slim is om daartegen op te treden. Wij zijn te benaderen via contact@lionslaw.nl of 06-24254842.